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Las reuniones ocupan una parte importante del trabajo de muchas personas. Sin embargo, a menudo se convierten en blanco de críticas de los participantes. La mayoría de ellos opina que sólo unas pocas resultan motivadoras. A lo sumo, las encuentran "tolerables".
En una empresa, circuló entre los empleados una "publicidad" que decía:
"¿Te encuentras solo? ¿Trabajas solo? ¿Odias tener que tomar decisiones? ¿Prefieres hablar de algo, en lugar de hacerlo? Entonces, ¿por qué no asistes a una reunión? Allí podrás dormir pacíficamente, descargar decisiones en los demás, aprender a escribir notas sin sentido y aburrir a tus colegas. Y todo esto en horario de trabajo!"
Este irónico aviso describe una situación común en las reuniones: la ausencia psicológica de los asistentes. Cuando se aburren, las personas pueden ser muy creativas para simular estar interesadas. Incluso, hay libros sobre "cómo matar el tiempo" en las reuniones. En ellos se presentan innumerables "planes de escape". Para evitar que los participantes recurran a estos trucos, quien organiza -o conduce- una reunión debe motivarlos.
Reunirse es parte del trabajo, pero esto no quiere decir que los participantes no puedan pasar un buen momento. No debe confundirse diversión con frivolidad. Después de todo, ¿quién dijo que la seriedad -o la solemnidad- nos hacen más efectivos? A menos que el propósito de una reunión sea transmitir malas noticias, ¿qué nos impide incorporar un poco de humor?
Desde luego, celebrar reuniones con humor requiere una dosis de coraje. Las siguientes dinámicas -si bien resultan algo atrevidas- le ayudarán a incorporar el humor en sus reuniones:
Preguntas y respuestas: esta dinámica resulta efectiva para involucrar a los participantes. Si el objetivo de una reunión es introducir nueva información, se pueden formular preguntas sobre el tema presentado. Quien primero responde, recibe un premio. Este contribuye a que las personas presten más atención a la presentación.
Postas: para las reuniones creativas, se puede realizar un juego de postas utilizando -por ejemplo- una pelota. Este juego funciona de la siguiente manera: se arroja la pelota a un participante y éste debe realizar un comentario sobre el tema y luego arrojarla a un compañero. Cada vez que la pelota llega a manos de alguien, surge una idea. Este juego ayuda a generar más ideas y enfatiza la importancia de participar activamente en una discusión. Es una dinámica espontánea en la que nadie queda sin participar.
Una intervención por una moneda: ideal para las reuniones que tienden a ser dominadas por unas pocas personas. El coordinador reparte igual cantidad de monedas a todos los participantes. Cada uno de ellos debe "gastar" una moneda cada vez que habla. Como no se puede pedir dinero a un compañero, una vez que alguien gasta todas sus monedas, no puede participar más. Además de equilibrar la participación, este juego asegura mayor calidad en las intervenciones, ya que todos se cuidan de no "derrochar" sus monedas.
Humor gráfico: existen historietas que describen diversos aspectos de la vida corporativa y que pueden adaptarse a diferentes tipos de reuniones. Se puede mostrar una historieta relacionada -en algún sentido- con el tema de la reunión, o compartir frases humorísticas. Estos recursos pueden encontrarse fácilmente en Internet.
Un chiste: los chistes son una buena técnica para distender al público y "romper el hielo". Puede comenzarse una reunión con algo sorprendente que produzca una risa general. Si bien la primera reacción de los asistentes será soltar una carcajada, el chiste ubicará a todos en un mismo "clima" y los volverá más receptivos para hablar del tema.
Recepción: otro elemento que contribuye con la distensión de los participantes, es la bienvenida. Los primeros minutos de una reunión tienen un alto impacto en el desarrollo del encuentro. Se puede recibir a los asistentes de manera especial, entregándoles simplemente una golosina, o un presente.
Imágenes: las imágenes evocan una respuesta emocional en el público. Como vimos, se puede "dar vida" a un informe -o a una presentación- con ilustraciones humorísticas. Otra buena idea es abrir la reunión con un video que marque el tono para el resto del encuentro. Luego de mirar el video, todos los asistentes se encontrarán en un mismo "marco mental" y la reunión fluirá mejor gracias a ese momento compartido. De la misma manera, cerrar la reunión con un video puede motivar al público a aplicar lo visto en su trabajo. Las imágenes refuerzan los puntos clave y dejan a las personas con una o dos ideas resonando en la mente. Otra alternativa muy útil para construir camaradería y dar un sentido de comunidad, es filmar la reunión. Al cierre, se exhibe el video que muestra la experiencia compartida.
Lugar de realización: resulta efectivo variar el lugar donde se realiza la reunión. Salir de la empresa puede ser una buena medida. Muchos restaurantes permiten utilizar un salón privado por el precio de la consumición. Otra modalidad es elegir un lugar relacionado directa o indirectamente con el tema de la reunión, que genere un clima especial. También se puede "tematizar" la sala de reunión, decorándola con pósters, historietas, u otros elementos relacionados al tema. Recordemos que, cuando se cambia el espacio físico, se cambia la atmósfera.
Las personas no recuerdan las presentaciones o los informes de una reunión, sino las experiencias allí vividas. Lo mejor que podemos hacer para que nuestras reuniones sean más productivas, es construir entornos que ofrezcan una experiencia memorable.
Se sabe que el humor y la creatividad están íntimamente relacionados. A medida que exploramos los beneficios del humor, descubrimos que es una fuente de energía que "enciende" el trabajo en equipo. Cuando planifique su próxima reunión... no se olvide de invitar al humor!
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